Компания Accenture одна из первых в России перешла на удаленную работу. Решение было принято 18 марта и реализовано уже на следующий день. Директор Тверского технологического центра Aсcenture Дмитрий Горынин рассказал «Умному городу», как удалось это сделать быстро и без потери качества работы.
Работайте на опережение
– Дмитрий, когда вы решили перейти на удаленку, Россию еще не захлестнула паника, в регионах даже не ввели режим повышенной готовности. На какой опыт вы ориентировались?
– Мы общались с офисами Accenture в Европе, наблюдали за ситуацией в Италии, Германии, Испании. Коллеги советовали принять меры еще до введения особого режима. Мы поняли, что европейского сценария, скорее всего, не избежать. Сначала попросили сотрудников, которые посещали эпидемиологически неблагоприятные страны, оставаться дома и соблюдать карантин. Вскоре и весь офис был переведен на удаленку.
Для принятия этого решения потребовалось провести буквально три встречи по 30 минут и сделать четыре почтовых рассылки.
Все прошло безболезненно, клиенты не заметили, что качество наших услуг как-то изменилось. Центр работает по-прежнему эффективно и стабильно.
.
Повышайте культуру удаленной работы
– Перевести 500 человек на удаленку за один день – как такое возможно?
– Дело в том, что культура удаленной работы существует в Accenture и широко распространена, мы работаем в таком режиме и в менее турбулентное время. У нас есть распределенные команды, которые взаимодействуют удаленно. Также удаленно мы работаем с клиентами и партнерами. Кроме того, иногда мы практикуем и даже поощряем работу из дома. Наш главный принцип – чтобы каждый сотрудник имел техническую возможность работать не только из офиса, но и из других локаций. Например, у двоих ребят не было дома стабильного интернета, и мы обеспечили их устройствами для качественной интернет-связи.
Такой подход позволяет быть готовым к разным кризисным ситуациям. В Accenture есть специальная служба, которая отвечает за непрерывность бизнес-процессов и периодически проводит учения для сотрудников: например, проектную команду внезапно переводят на работу вне офиса, тренируя навыки решать профессиональные задачи в нестандартных условиях.
.
Выберите удобную платформу для общения
– Какие программы вы посоветуете для общения с сотрудниками?
– Мы используем платформу Microsoft Office 365, где можно проводить конференц-связи и для двоих, и для пары сотен человек. Здесь есть файлообменник, инструменты для ведения протоколов, управления задачами и контролем их исполнения. Платформа интегрирована с чатами, мессенджером, почтовым ящиком. В общем, все, что необходимо для эффективной работы.
Есть и другие варианты, которые мы не используем, но, возможно, кому-то они подойдут: для видеоконференций – Webex, для общения в чатах и мессенджерах – Telegram, What’s App, Skype, для обмена файлами – Dropbox… Инструментов масса, главное, чтобы всем сотрудникам было удобно пользоваться. Полезно будет провести инструктаж.
.
Создайте атмосферу «кухни»
– Можно ли на удаленке поддерживать позитивный настрой сотрудников?
– Это очень важный вопрос. Именно личное общение формирует корпоративную среду, влияет на мотивацию и производительность. При переходе на удаленную работу надо создать аналог этой информационной среды, чтобы сотрудники, работая порознь, ощущали некую общность.
Мы открыли в Telegram канал «Пока все дома», в котором можно обсуждать новости и использовать свободную лексику.
Этот чат не модерируется, здесь воссоздана атмосфера кухонных разговоров или бесед за чашкой кофе. Также мы проводим различные квизы и викторины, чтобы повеселить людей.
Недавно в компании прошли два вебкаста, организованных руководством компании, в рамках которых в прямом эфире были озвучены меры, связанные с текущей ситуацией, и сотрудники могли задавать волнующие их вопросы в свободном. Общение рядовых сотрудников напрямую с топ-менеджментом – это тоже отличный инструмент, который могут использовать большие компании для снятия напряжения.
– Президент РФ издал указ о нерабочей неделе с 28 марта по 5 апреля, чтобы минимизировать социальные контакты. Что будете делать вы?
– Мы ориентируемся на своих партнеров и клиентов, которые продолжают работу над большинством проектов. Мы попросили сотрудников не приостанавливать рабочий процесс, предусмотрев компенсации в соответствии с трудовым законодательством РФ. Это добровольное решение каждого, и большая часть согласилась.
.
Пересмотрите отношение к офисам
– Говорят, что после пандемии мир не будет прежним. Accenture тоже изменится?
– Я думаю, что будет переоценка ценностей, как корпоративных, так и личностных. В частности, будет пересмотрен вопрос, насколько нам необходимы офисные пространства, нужно ли сотруднику для эффективной работы выделенное место в офисе с креслом, столом и тумбочкой? Мы, как передовая компания показали, что удаленно можно поддерживать рабочий процесс в нужном темпе, сохранив при этом качество и эффективность.
Далее: будет осознана важность возможности удаленного взаимодействия с клиентами, подрядчиками, партнерами. Сотрудники на удаленке – это недостаточно, нужно, чтобы вся экосистема организации была способна поддерживать этот режим.
Кроме того, текущая ситуация наглядно демонстрирует, почему необходимо добиваться распределенности. Не нужно перегибать с централизацией – концентрация всех функций и всех процессов внутри себя и / или в одном офисе делает организацию менее устойчивой перед угрозами, подобными той, с которой мы столкнулись сегодня.
Распределенные структуры и организации более устойчивы по определению.
Еще один важный урок – в кризисные времена меры реагирования должны быть превентивными. Вначале они могут казаться неоправданными и даже радикальными, но в итоге именно такой подход помогает снизить риски реализации самого драматичного сценария.
Текст: Дмитрий Кочетков
.
P.S. Публикуем памятку от Тверского технологического центра Accenture.
Удаленка по шагам
1. Техническое оснащение.
Обеспечьте своим сотрудникам стабильный интернет, компьютер / ноутбук, оборудование для видео и аудиосвязи, дополнительные мониторы, планшеты и другое оборудование, необходимое для удаленной работы.
2. Адаптированные процессы.
Адаптируйте бизнес процессы и корпоративные функции к формату удаленной работы.
3. Оценка реальной готовности
Выясните, кто из сотрудников или контрагентов не готов к удаленной работе. Устраните все причины, которые препятствуют этому. Идеально заранее провести репетицию: пробный период на 1-2 дня позволит выявить слабые места и способы их устранения.
4. Меры по информационной безопасности
Выполняйте все меры для обеспечения информационной безопасности. Важно помнить о принципах цифровой гигиены – двухфакторной аутентификации, установке надежных паролей, пользовании антивирусными программами, надежными инструментами хранения и обмена данными, проверке безопасности интернет-соединения, антифишинговых действиях. Необходимо обучить команды применению на практике всех этих мер. Также не рекомендуем использовать для обмена данными и документами обычные мессенджеры из-за низкой безопасности, неудобства и слабой структуры.
5. Контроль
Установите дополнительные ежедневные онлайн-встречи для обсуждения планов и результатов. Лучше всего, если такие встречи будут в видеоформате, чтобы коллеги могли оценить настроение и лучше понимать друг друга. Важно не перегибать палку, контролируя сотрудников: чрезмерное жесткие меры на фоне изменения привычного уклада могут усилить тревожность в коллективе. Также обговорите рабочие часы и тот факт, что работа из дома не обозначает круглосуточный труд без выходных. Это поможет избежать профессионального выгорания.
6. Настрой команды
Важно дать понять своим командам, что это временно и что каждый из нас сможет прямо сейчас прокачать крайне важные навыки для своего будущего. Не нужно делать вид, что ничего не изменилось и что нужно перенести офисную модель на модель удаленной работы. Чтобы создать ощущение спокойствия в компании, старайтесь общаться легко, используйте смайлы в переписке, чтобы обозначать настроение. Предложите сотрудникам поделиться опытом работы с онлайн-инструментами и способами работы из дома, это отличный повод для общения. Создайте дополнительные инструменты для неформального общения – обычно это чаты или группы в мессенджерах и соцсетях.
Читайте также статью «Как Тверь становится центром IT»